Pentingnya Etiket Email yang Tepat

Pernahkah Anda menerima email yang membuat Anda bertanya-tanya tentang orang yang mengirimnya? Atau lebih buruk lagi, pernahkah Anda mengirim email yang kemudian Anda sesali?

Berada di ujung email yang buruk dapat membuat Anda menggelengkan kepala dan mencoba mencari tahu apa yang dipikirkan orang lain. Menjadi orang yang mengirimnya dapat merusak hari besar lainnya, dan itu dapat berakibat buruk nantinya.

Kecepatan penyalinan email telah membuatnya menjadi metode komunikasi yang disukai. Apakah Anda mengirim email pribadi atau bisnis, mengikuti etika yang tepat sangat penting untuk mencegah miskomunikasi atau perasaan yang keras.

Ikuti Aturan Emas dengan memperlakukan penerima sebagaimana Anda ingin diperlakukan. Sebelum Anda mengklik "kirim" pada email apa saja, luangkan waktu sebentar dan berikan baca tambahan. Penggunaan email yang efektif dapat menempatkan Anda dalam cahaya yang positif dengan atasan Anda dan bahkan mungkin memberi Anda kelebihan ketika saatnya untuk promosi .

• 01 dari 10

  Jangan menganggap privasi

  Perlu diingat bahwa perusahaan dan email pribadi Anda mungkin tidak bersifat pribadi. Perusahaan Anda memiliki hak untuk membaca apa pun yang dikirim dari kantor, jadi jangan pernah menulis dan mengirim informasi pribadi atau yang sangat sensitif dari tempat kerja. Email pribadi dari rumah dapat diteruskan, jadi jangan tuliskan apa pun yang dapat menyebabkan masalah jika mencapai orang yang salah.

• 02 dari 10

  Tinggal jauh dari komentar yang menyinggung

  Hindari komentar yang menyinggung di email Anda. Ini termasuk komentar rasis, seksis, atau negatif tentang orang atau perusahaan lain. Jika Anda menerima email yang menyinggung, jangan balas atau teruskan ke siapa pun. Jangan pernah menggunakan email untuk mengatakan apa pun yang dapat disalahartikan kepada atasan Anda .

• 03 dari 10

  Jangan berteriak

  Ingat bahwa ketika Anda mengetikkan semua topi, email Anda tampil sebagai berteriak. Beberapa orang berpikir itu membuat pesan mereka lebih mudah dibaca, tetapi bukan itu masalahnya. Gunakan font yang mudah di mata saat membaca dalam huruf-huruf standar.

• 04 dari 10

  Edit pesan Anda

  Edit email Anda sebelum mengirimnya. Gunakan periksa ejaan dan buka semua email bisnis untuk memastikan Anda memiliki tata bahasa yang tepat. Anda selalu ingin menampilkan diri sebagai seorang profesional dalam korespondensi. Periksa surel pribadi setelah Anda selesai menulisnya untuk memastikan bahwa pesan itu sampai ke titik tujuan Anda. Menjatuhkan satu kata dapat mengubah arti dari sebuah kalimat.

• 05 dari 10

  Balas dengan hati-hati

  Ketahui cara yang tepat untuk membalas email yang Anda terima. Perhatikan pengirim dan orang lain di bidang "ke" dan "cc". Tanggapi secepat mungkin daripada membiarkan folder "tersimpan" Anda menjadi terlalu berantakan.

  Hindari dorongan untuk menekan "balas semua" sebelum mencari tahu siapa yang tercantum di header. Respons Anda mungkin membingungkan orang lain dalam daftar, atau Anda mungkin akan mengirim informasi yang tidak perlu kepada orang yang tidak Anda kenal. Satu-satunya waktu Anda harus mengklik "balas semua" adalah jika Anda yakin semua orang membutuhkan informasi yang Anda kirimkan.

• 06 dari 10

  Biasakan diri Anda dengan alat-alat email

  Ketahui alat dan jenis email. Ini termasuk "ke," "cc," "bcc," dan baris subjek. Penerima utama harus berada di bidang "to". Ketika Anda perlu menyalin seseorang, Anda biasanya akan menambahkan orang itu ke bidang “cc” atau salinan karbon. Jika seseorang perlu disalin tanpa yang lain di daftar yang menerima emailnya, gunakan "bcc" atau blind carbon copy. Hanya salin orang yang perlu mengetahui informasi yang Anda kirim.

  Jangan pernah mengirim email berantai. Ini bisa menjadi rumit dan menyumbat kotak email orang-orang sampai ke titik jengkel . Anda tidak ingin menjadi orang yang meneruskan pesan yang mungkin atau mungkin tidak benar.

  Anda harus selalu mengisi baris subjek untuk email terkait bisnis, dan lebih disukai di email pribadi. Jaga baris subjek sependek mungkin dan hanya memiliki satu topik per surat.

• 07 dari 10

  Singkat saja

  Kebanyakan orang lebih memilih email singkat daripada pesan yang panjang dan bertele-tele. Jika memungkinkan, nyatakan pendapat Anda dalam beberapa kalimat. Untuk memulai pesan yang lebih panjang dengan paragraf pengantar, biarkan orang tahu dasar-dasarnya. Jika Anda memiliki lebih dari satu topik, bagi pesan Anda menjadi lebih dari satu surat, dengan satu topik per email.

• 08 dari 10

  Perhatikan nada bicaramu

  Pertahankan nada positif dalam komunikasi email Anda. Ingat bahwa komentar snarky dapat tampil sebagai kejam dan bukannya lucu. Simpan humor sarkastik untuk komunikasi suara sehingga orang lain dapat mendengar nada suaramu. Ini juga termasuk kemarahan. Anda harus selalu menghindari mengirim email yang marah, atau Anda mungkin berisiko menyinggung perasaan seseorang yang bekerja atau peduli dengannya.

• 09 dari 10

  Gunakan bendera prioritas dengan kebijaksanaan

  Jika Anda memiliki bendera prioritas tinggi, gunakan hanya jika diperlukan. Menggunakannya terlalu banyak pada akhirnya akan memiliki efek sebaliknya yang Anda inginkan dan mengirim email Anda ke bagian bawah daftar prioritas untuk penerima.

• 10 dari 10

  Tanda tangani namamu

  Jangan lupa untuk menandatangani email Anda. Penerima mungkin merasa terganggu jika mereka harus menggulir ke atas dan mencari tahu siapa yang mengirim pesan kepada mereka. Jika Anda mengharapkan jawaban melalui telepon, pastikan untuk menyertakan nomor tersebut, meskipun Anda tahu orang itu ada dalam catatan. Tujuan dari email adalah untuk menghemat waktu, dan harus menghentikan apa yang dia lakukan akan memperlambat segalanya. Jika Anda memiliki garis tanda tangan, selalu perbarui dengan alamat email dan nomor telepon yang benar.