Mengirim Email yang Berkomunikasi dengan Baik
Email adalah salah satu cara utama orang mengirim komunikasi tertulis sekarang, dan itu tidak mungkin akan pernah berubah. Sangat mudah, cepat, dan tidak membutuhkan cap.
Lewatlah sudah hari-hari ketika Anda harus menunggu seminggu atau lebih untuk surat atau tanggapan dalam surat. Anda tidak perlu melakukan perjalanan darurat ke kantor pos untuk menimbang amplop Anda dan mengambil cukup prangko untuk tagihan dan surat. Bahkan, banyak orang bahkan tidak pernah membahas sebuah amplop atau mengirim surat melalui Kantor Pos AS.
Email telah menjadi salah satu cara termudah dan tercepat untuk berkomunikasi baik secara pribadi maupun dalam bisnis. Ini telah menjadi fenomena bahwa Layanan Pos Amerika Serikat yang selalu dipercaya sedang berjuang untuk menemukan cara untuk tetap dalam bisnis.
Tidak mengherankan jika etiket email , sering disebut sebagai Netiquette, adalah topik hangat untuk budaya saat ini. Email dikirim setiap hari oleh sebagian besar penduduk Amerika. Sebagian besar bisnis menggunakan email untuk berkomunikasi dengan karyawan sepanjang hari. Hampir setiap rumah tangga memiliki setidaknya satu komputer dengan akses internet dan dalam rumah tangga tersebut adalah ibu, ayah, anak-anak, remaja dan mungkin bahkan kakek-nenek, dengan semua atau sebagian besar dari mereka menerima dan mengirim email.
Kita hidup dalam microwave, masyarakat yang digerakkan oleh internet, dan tidak ada yang mau meluangkan waktu untuk menulis surat tangan panjang, meskipun jauh lebih intim dan pribadi. Masih ada banyak keadaan di mana email bekerja lebih baik daripada surat siput.
Berikut adalah beberapa etiket yang harus dilakukan dan tidak boleh dilakukan saat Anda menulis catatan email.
- Mempersiapkan. Sebelum Anda mulai mengetik email, apakah itu merupakan catatan awal atau tanggapan, Anda harus bertanya pada diri sendiri apa yang ingin Anda komunikasikan. Singkatnya, apa tujuan Anda menulis? Setelah Anda tahu, Anda dapat membaca melalui email yang sudah selesai sebelum mengirimnya keluar untuk memastikan Anda telah mencapai tujuan Anda. Jika itu membuat kelas, maka kirimkan; jika teks membingungkan, kasar, atau tidak jelas, maka mungkin Anda harus memulai lagi.
- Menyampaikan. Ingat bahwa Anda berkomunikasi dengan orang sungguhan yang akan menerima email ini. Dengan itu dalam pikiran, Anda harus memanggil orang tersebut dengan nama dan hormat. Jika ini merupakan tanggapan terhadap email yang diterima Anda harus meluangkan waktu untuk menjawab setiap pertanyaan atau permintaan di awal catatan.
- Bernafas. Kita semua bersalah pada titik tertentu atau kehilangan ketenangan kita. Jika Anda menerima email yang membuat Anda marah atau kesal, jangan tanggapi dengan baik. Ambil jalan tinggi dan jawab hanya untuk menerima tanda terima atau luangkan waktu sebelum menjawab sehingga Anda dapat tenang dan membalas dengan pesan yang dipikirkan dengan matang. Anda tidak pernah ingin membalas email (atau bentuk komunikasi lainnya) dalam kemarahan. Ketika kita marah, kita cenderung mengatakan (atau menulis) hal-hal yang tidak berarti atau tidak perlu kita katakan. Ingat bahwa setelah email Anda dikirim, itu di luar sana selamanya.
- Bersikap transparan. Baris subjek Anda harus menjadi representasi yang benar mengapa Anda menghubungi penerima. Gunakan frasa yang berhubungan dengan subjek surat. Ini benar baik Anda menulis email bisnis atau pribadi. Misalnya, jika Anda menulis email ke ibu Anda tentang kunjungannya minggu depan, baris subjek Anda harus membaca sesuatu seperti, "Kunjungan Anda."
- Penelitian. Jika Anda mengirim email ke rekan bisnis, Anda harus menggunakan nama dan jabatan terakhirnya. Lakukan penelitian dan alamat penerima dengan benar. Presiden perusahaan dapat disebut sebagai Tn. Taylor atau Presiden Taylor.
- Cek ejaan. Penggunaan pemeriksaan ejaan penting saat Anda berkomunikasi secara tertulis. Ketika Anda mengirim catatan penuh dengan kesalahan, ia memberitahukan bahwa Anda ceroboh atau bahwa Anda tidak memperhatikan detail. Cobalah untuk selalu menjalankan pemeriksaan ejaan atau gunakan program yang koreksi otomatis. Dan kemudian baca lagi untuk memastikan bahwa kata-kata yang ingin Anda gunakan tidak dikoreksi secara otomatis ke sesuatu yang berbeda.
- Proofread. Anda harus mengambil beberapa detik atau menit tambahan yang diperlukan untuk melakukan pemeriksaan cepat dari setiap email yang Anda rencanakan untuk dikirim. Gunakan waktu ini untuk mengedit kalimat yang tidak tepat atau menempatkan tanda baca yang hilang.
- Perhatikan nada. Terkadang sebuah email mungkin berbeda dengan yang Anda maksud. Nada email Anda sangat penting dan sama pentingnya dengan pesan Anda. Karena ini adalah komunikasi tertulis, Anda harus memastikan bahwa nada Anda menyenangkan dan itu adalah representasi yang benar dari apa yang ingin Anda katakan. Ingat bahwa penerima Anda tidak dapat mendengar tawa dalam suara Anda atau melihat senyum di wajah Anda. Kecuali Anda ingin mendahului semua yang Anda tulis, Anda harus menghindari bahasa apa pun dalam email yang mungkin disalahartikan dengan cara apa pun.
- Singkat dan manis. Cobalah untuk tidak menulis novel saat Anda mengirim email. Kebanyakan orang benar-benar tidak ingin membaca sebanyak itu dalam sebuah email. Jika email itu harus panjang, cobalah untuk membantu penerima dengan menyorot konsep-konsep kunci, menggunakan poin-poin, atau meringkas subjek di paragraf pembuka.
- Berkomunikasi dengan baik. Anda tidak ingin membingungkan pembaca Anda, jadi luangkan waktu untuk menjadi jelas dan ringkas dalam tulisan Anda. Jika Anda mengirim email ke teman, Anda bisa lebih santai dalam gaya tulisan Anda. Namun, jika ini adalah komunikasi bisnis , gunakan tata bahasa yang tepat dan hindari menggunakan simbol atau emoji yang membuat Anda tampak kurang profesional.
Komunikasi email sangat populer. Luangkan waktu untuk terlibat Aturan Emas, dan Anda akan pergi jauh ke arah menjadi pro netiquette dipoles.
Diedit oleh Debby Mayne