Apakah Anda sudah terbiasa dengan pengiriman surat siput dan stres tentang tindakan sederhana dalam menangani sebuah amplop? Itulah yang terjadi ketika Anda tidak melakukannya beberapa saat, tetapi jangan biarkan hal itu menghentikan Anda dari meletakkan pena di atas kertas dan mengirimkan sesuatu yang membutuhkan stempel.
Penting untuk menempatkan alamat penerima dan alamat pengirim yang dituju di tempat yang benar pada amplop.
Baik Anda melakukan bisnis melalui layanan pos atau mengirim surat cinta kepada seseorang, Anda perlu mengetahui cara yang tepat untuk mengatasi amplop.
Terkadang Anda diharuskan mengirimkan korespondensi bisnis hardcopy melalui surat. Saat mengirim pesan dan terima kasih catatan melalui email telah menjadi diterima, etika yang lebih baik adalah mengirim catatan tulisan tangan.
Langkah Sederhana
Dalam beberapa kasus, Anda tidak perlu mengirim email , tetapi ada kalanya Anda ingin menggunakan metode korespondensi kuno . Apakah Anda mengirim undangan , terima kasih catatan , atau surat, Anda harus menyertakan beberapa informasi dasar pada amplop untuk memastikan bahwa itu mencapai tujuan pada waktu yang tepat.
Mengatasi amplop tidaklah sulit jika Anda memahami beberapa hal mendasar. USPS perlu mengetahui tujuan serta tempat asal surat jika ada masalah dengan pengiriman.
Tujuan memiliki panduan untuk menangani amplop adalah mempermudah pekerjaan pekerja pos dalam mengirimkan surat. Jika Anda menjadi terlalu kreatif, Anda akan memperlambat operator dan bahkan berisiko mengambil surat Anda ke alamat yang salah.
Silakan simpan kreativitas Anda untuk apa yang ada di dalam demi USPS.
Juga pastikan Anda menulis dengan jelas agar alamat mudah dibaca. Menggunakan huruf kursif atau huruf miring dapat memberi tekanan pada mata operator.
Pedoman Umum untuk Surat AS
Sering kali Anda dapat menggunakan aturan umum untuk mengatasi amplop Anda, apakah Anda mengirim surat bisnis atau ucapan terima kasih .
Di sudut kiri atas, Anda memerlukan nama pengirim di baris atas, alamat jalan atau kotak pos di baris kedua, dan kota, negara bagian dan kode pos pada baris ketiga.
Di tengah amplop, Anda memasukkan nama penerima yang dituju di baris atas, alamatnya di alamat berikutnya, dan kota, negara bagian dan kode pos pada baris ketiga - persis bagaimana Anda akan menulis informasi pengirim . Namun, Anda mungkin memerlukan baris tambahan untuk nama perusahaan atau unit alamat seperti apartemen atau nomor suite.
Anda akan ingin menambahkan judul seperti "Dr." atau "Ms." jika Anda tahu bahwa penerima lebih suka ditangani seperti itu. Anda juga harus melakukan ini ketika mengirim ke orang tua atau seseorang yang memiliki otoritas untuk menunjukkan rasa hormat.
Dalam beberapa kasus, seperti ketika seorang wanita tinggal sendiri, orang lebih memilih untuk tidak memiliki nama depan lengkap mereka di luar amplop. Anda dapat menggunakan inisial, seperti "M. Peabody." Ini membuat nama tersebut kurang spesifik jender dan dapat memberi orang itu perasaan anonimitas yang lebih aman.
Jika penerima sementara tinggal di rumah orang lain atau Anda khawatir bahwa USPS mungkin tidak mengirimkan surat dengan nama yang tidak dikenal, Anda dapat menambahkan catatan di bawah nama penerima bahwa ini adalah dalam perawatan seseorang yang tinggal di alamat ini.
Misalnya, Anda dapat menggunakan "C / O John Smith" pada baris di bawah "Mildred Thomas."
Aturan Surat Bisnis
Saat mengirim surat bisnis, Anda harus menjaga etiket profesional di seluruh proses. Mulailah dengan panduan umum dan tambahkan beberapa informasi lagi.
Setelah nama penerima, tambahkan posisinya, seperti "Direktur Pemasaran." Cobalah untuk melakukan ini pada baris yang sama dengan nama, tetapi jika tidak ada cukup ruang, Anda dapat memindahkan judul ke baris berikutnya.
Di bawahnya, tambahkan nama perusahaan, diikuti dengan alamat seperti yang diarahkan dalam panduan umum di atas. Jika Anda tidak yakin dengan nama penerima, Anda dapat menulis "Attn: Director of Marketing."
Mail ke Instalasi Militer Luar Negeri
Ketika Anda mengirim surat kepada seseorang di militer yang ditempatkan di luar negeri, gunakan panduan umum yang sama dengan beberapa tambahan.
Anda akan ingin menambahkan peringkat dan nama lengkap penerima. Unit atau nomor skuadron harus masuk ke baris kedua.
Baris selanjutnya harus memasukkan APO atau FPO, sesuai dengan di mana orang tersebut ditempatkan, diikuti oleh singkatan dari wilayah tersebut. Baris terakhir harus menyertakan nama atau singkatan negara dalam huruf kapital. Selalu tambahkan kode pos lengkap untuk memastikannya mencapai tujuan yang dimaksud.
Aturan Alamat untuk Mailing ke Negara Lain
Aturan umum untuk menangani amplop untuk tujuan luar negeri Eropa atau lainnya adalah sama. Mulailah dengan nama penerima dan judul pada baris pertama, diikuti dengan alamat jalan pada yang kedua, kota, provinsi, dan negara bagian dengan kode pos pada baris berikutnya. Baris terakhir harus memiliki nama negara dalam huruf besar semua. Di bawah alamat pengirim Anda, Anda harus menyertakan "AS"