Cara Mengatur Sistem Pengarsipan Rumah dalam 7 Langkah

01 07

Cara Mengatur Pengarsipan Kertas + Sistem Penyimpanan yang Akan Bekerja Untuk Anda Selamanya

Perjuangan itu nyata: mengelola kertas dan kertas adalah lubang. Itulah mengapa sangat penting untuk membuat sistem pengarsipan rumah yang mudah dan praktis yang benar-benar Anda gunakan. Hari ini, itulah yang akan kita lakukan, bersama.

Tujuan

Pelajari cara menyiapkan sistem pengarsipan rumah yang benar-benar Anda gunakan selama sisa hidup Anda. Ini harus fleksibel untuk mengakomodasi perubahan gaya hidup, dan itu harus sederhana sehingga Anda benar-benar akan tetap melakukannya.

Apa yang Anda Butuhkan

• Lemari arsip atau kotak file
• Gantung file folder (saya suka yang berwarna ini yang digambarkan di atas)
• Pemegang file desktop
• Shredder
• Tempat sampah
• Folder file
• Pembuat label atau pena

Pengaturan waktu

Ini adalah proyek akhir pekan. Kami tidak menyarankan untuk memulai ini pada hari kerja setelah hari kerja yang panjang / sekolah, dll. Mulai yang ini pada hari Sabtu atau Minggu pagi dengan membawa secangkir kopi atau teh, dan sikap yang bisa dilakukan.

02 07

Kumpulkan Semua Makalah Anda Bersama di Satu Tempat

Langkah pertama dalam menyiapkan sistem pengarsipan rumah adalah mengaitkan semua file dan kertas Anda ke dalam ruang yang sama sehingga Anda dapat mengurutkan, mendaur ulang, dan mencabik-cabik. Memiliki segalanya di satu tempat memiliki keuntungan sebagai berikut:

1. Ini akan membuat Anda tetap fokus pada tugas yang ada. Ketika Anda mencoba menyelesaikan tugas yang tidak Anda sukai (seperti pengarsipan), segala alasan untuk berkeliaran dan memulai proyek baru lainnya. Jika Anda memiliki semua persediaan Anda (tercantum di sini) dan semua dokumen Anda di satu tempat, Anda benar-benar tidak punya alasan selain menggali.
2. Anda akan lebih teliti. Melakukan menyapu rumah Anda di depan berarti Anda tidak perlu mengulangi tugas beberapa minggu dari sekarang ketika Anda menemukan tumpukan kertas yang terlupakan di ruang cuci.

Beberapa tempat untuk mencari kertas (selain laci meja Anda yang jelas, lemari arsip dan tumpukan surat):

1. Ruang tamu. Kertas cenderung menumpuk di ruang tamu karena kita sering tidak tahu apa yang harus dilakukan dengan mereka. Inilah sebabnya mengapa Anda harus selalu menempatkan kertas Anda tidak yakin apa yang harus dilakukan dengan kotak surat saya.
2. Tas . Ransel, tas kerja, tas tangan, tas olahraga, dan koper.
3. Dapur. Tumpukan kertas memiliki cara untuk berakhir di dapur. Ini karena dapur sering menjadi tempat pertama yang kita tuju ketika kita berjalan melewati pintu.

Jadi, kumpulkan semua dokumen Anda dan kemudian ...

Pilih tempat yang bagus dengan permukaan yang keras di mana Anda dapat membuat 5 tumpukan. Ini mungkin meja dapur, tempat tidur ruang tamu, atau meja Anda jika cukup besar. Jika Anda tidak memiliki permukaan yang cukup besar, lantai juga berfungsi.

Jika Anda memiliki begitu banyak kertas tumpukan Anda mungkin roboh, kemudian gunakan tempat sampah atau bahkan kotak kardus. Tandai label-label itu untuk memisahkannya dan untuk menghindari kesalahan - seperti secara tidak sengaja melemparkan pengembalian pajak tahun lalu ke dalam kotak "daur ulang".

03 07

Pisahkan Makalah Anda Menjadi Lima Kategori

Sekarang saatnya untuk memulai bisnis. Anda harus menyentuh setiap kertas dan mengambil keputusan tentang hal itu.

Aturan: Anda harus membuat keputusan tentang setiap selembar kertas. Ini akan masuk ke salah satu dari 5 kategori ini:

1. Tindakan: Makalah yang Anda butuhkan untuk ditindak lanjuti dan kemudian dibuang. Jangan mengacaukan ini dengan apa yang kita rujuk dalam kategori di bawah sebagai "Rumah Tangga". Dokumen rumah tangga diajukan secara permanen, file Action akan digunakan sekali dan kemudian dibuang.
   Contoh: undangan, tiket parkir, pengingat janji, pekerjaan rumah, tagihan, dll.

2. Arsip: Makalah atau dokumen yang perlu Anda pegang tetapi Anda tidak perlu merujuk atau menggunakan lebih dari sekali atau dua kali setahun.
   Contoh: pengembalian pajak, catatan medis, catatan akademis, bukti bahwa Anda berpartisipasi dalam tugas juri, perbuatan, sewa, kontrak, dll.

3. Rumah Tangga: Ini adalah kertas yang Anda gunakan untuk menjaga rumah Anda (dan kehidupan) berjalan.
   Contoh: kupon, resep, panduan pengguna, tanda terima untuk pajak tahun ini, dokumen untuk perjalanan yang akan datang, dll.

4. Daur ulang: Makalah dan dokumen yang tidak masuk ke salah satu kategori di atas dan tidak mengandung informasi pribadi.
   Contoh: Surat sampah, lembar kerja dari seminar yang tidak Anda minati, koran, majalah, PR lama yang tidak Anda perlukan, amplop yang digunakan, dll.

5. Rusak: Makalah dan dokumen yang tidak termasuk dalam kategori 1-3 tetapi mengandung informasi identifikasi pribadi.
   Contoh: Penawaran kartu kredit, laporan bank lama, tagihan, dll.

04 07

Declutter + Buang Dokumen dan File yang Tidak Diperlukan Lagi

Tumpukan terbesar Anda akan didaur ulang. Daur ulang yang pertama - objek di sini adalah untuk mengurangi jumlah kertas yang Anda hadapi secepat mungkin.

Selanjutnya, hancurkan shredders - ini harus mencakup segala sesuatu yang mengidentifikasi Anda di luar nama dan alamat Anda.

Alternatif lain, ini, Penjaga Roller ID Anda dari The Container Store sangat cukup murah dan sangat praktis bagi mereka yang sakit karena selai shredder Anda. Dengan cara ini Anda dapat langsung mencoret info ID Anda dan mendaur ulang surat dan dokumen dengan informasi pribadi pada mereka alih-alih memotong-motong.

Sekarang Anda telah membuang sampah, saatnya untuk mulai menyiapkan sistem yaitu:

1. Mudah digunakan, jadi Anda benar-benar menggunakannya ;
2. Cukup fleksibel untuk mengakomodasi perubahan kehidupan dan proyek-proyek baru; dan,
3. Aman jadi ketika Anda perlu menemukan sesuatu dengan cepat, Anda dapat menemukannya.

Keindahan di sini adalah bahwa Anda dapat memecah kategori ini lebih jauh tergantung pada jumlah kertas yang masuk dan keluar dari rumah atau kantor Anda.

05 07

Mengatur File Arsip Untuk Sistem Pengarsipan Rumah Anda

Sangat mudah untuk memutuskan kertas mana yang masuk ke file Arsip Anda. Ini adalah makalah paling penting yang Anda miliki. Mereka adalah bukti Anda dan keluarga Anda ada, bayar pajak Anda, rumah dan mobil sendiri, lulus dari perguruan tinggi, dapat bepergian ke luar negeri Anda dengan paspor atau visa. Jika Anda pemilik bisnis atau memiliki lebih dari satu properti, file ini akan menjadi lebih besar.

Berikut ini daftar hal-hal mendasar yang harus disimpan dalam file ini:

• kembalian pajak
• rekam medis
• catatan akademis
• bukti Anda melayani tugas juri
• perbuatan
• sewa
• kontrak
• paspor
• kartu keamanan begitu cial
• catatan pekerjaan
• sertifikat baptisan
• asuransi jiwa / dokumen pensiun

Simpan kertas-kertas ini di kotak file dalam folder berlabel. Pertimbangkan membeli kotak tahan api setelah Anda mulai memperoleh lebih banyak "barang" untuk tetap aman.

simpan file yang sering Anda gunakan (alias beberapa kali setahun) di bagian depan. Tolaklah dorongan untuk mengatur ruang ini terlalu berlebihan karena jika Anda terlalu spesifik, itu akan membuat Anda sulit menemukan barang saat Anda benar-benar membutuhkannya. Secara umum, jika Anda mencelupkan ke file Arsip Anda, Anda benar-benar membutuhkan selembar kertas sehingga membuatnya semudah mungkin pada diri Anda.

Berikut ini kategori saya:

• Akademik
• Mobil
• Pekerjaan
• Keuangan
• Kesehatan
• ID
• Asuransi
• Perumahan

Atur mereka sesuai abjad, tetapi biarkan file ID tetap di depan. Ini memiliki hal-hal seperti akte kelahiran Anda, paspor, kartu jaminan sosial dan sertifikat baptisan. Ini juga di mana Anda harus menyimpan surat nikah Anda.

Untuk menyimpan dokumen-dokumen ini, sangat mempertimbangkan Kotak Akurasi Tinggi-Keamanan yang kurang dari $ 50, adalah nilai yang besar *. Pilihan lainnya adalah Kotak Resep Beresiko Tinggi. Yang ini dirancang untuk persediaan medis tetapi bisa dengan mudah menahan beberapa kertas yang tidak bisa hilang.

Anda dapat mengatur sendiri file DIY Anda sendiri, atau Anda dapat menggunakan FileSolutions Home Filing System.

* Jika Anda kehilangan file-file ini, Anda akan membayar banyak, lebih banyak untuk mendapatkan salinan dari Registrar, Panitera Kota / Kota, Lembaga Akademik, dll, jadi $ 50 adalah investasi cerdas yang berharga.

06 07

Atur File Rumah Tangga

Berikut adalah aturan praktis yang baik untuk apa yang harus Anda simpan ke dalam File Rumah Tangga Anda: Apa pun yang mungkin Anda butuhkan di masa depan, tetapi Anda tidak perlu bertindak sekarang, itu tidak termasuk dalam file Arsip Anda. Gunakan file Rumah Tangga Anda sendiri (disebut Workbook Rumah Tangga) sebagai contoh sehingga Anda mendapatkan ide yang lebih baik tentang apa yang harus disimpan dalam file ini dan apa yang tidak.

Pertama, bukannya kotak file atau bin, saya membuat pengikat dengan bagian-bagian dan kemudian kantong untuk menyimpan hal-hal seperti kupon dan kartu hadiah. Anda dapat menggunakan pengikat ini dan memiliki bagian-bagian untuk hal-hal berikut:

• Kupon / Groupons
• Kartu hadiah
• Dokumen untuk perjalanan / perjalanan yang akan datang
• Rabat yang telah saya kirimkan dan saya menunggu untuk menerima cek saya kembali
• Tanda terima untuk barang-barang besar seperti alat atau perabot besar
• Miliki satu saku untuk semua kartu hadiah Anda
• Catatan dan bahan referensi untuk proyek mendatang yang sedang Anda kerjakan
• Resep *
• Tanda terima untuk pajak
• Kebijakan asuransi mobil / rumah / penyewa

Anda mungkin hanya dapat memindai sebagian besar ini ke dalam akun Evernote , tetapi kemudian ketika Anda membutuhkannya, Anda harus mencetaknya lagi, jadi simpanlah dalam buku catatan ini dan beri nama Workbook Rumah Tangga Anda.

* Simpan file terpisah untuk resep Anda ingin kembali suatu hari nanti tetapi belum.

07 07

Mengatur File Aksi

File Action adalah kertas yang perlu Anda tindak lanjuti dan kemudian dibuang. Setiap dokumen atau kertas yang perlu disimpan secara permanen atau untuk jangka waktu yang lama (lebih dari sebulan), mungkin termasuk dalam file Rumah Tangga Anda.

File aksi adalah:

• Akan digunakan sekali dan kemudian dibuang; atau,
• File yang Anda tunggu untuk ditindaklanjuti.

Gunakan kotak untuk memegang kertas-kertas ini, khususnya, dan kami merekomendasikan kotak ini. Pilih oranye karena warnanya yang mencolok dan pemikirannya, akan membuat Anda melewati kotak setidaknya sekali seminggu. Ini juga dapat berfungsi sebagai Kotak Masuk Anda untuk membantu mengelola surat .

Berikut ini contoh apa yang harus disimpan dalam file Action Anda:

Email masuk:

• Apa pun yang Anda terima di surat masuk dalam file ini
• Kertas apa pun yang Anda serahkan atau Anda ambil dan taruh di tas Anda masuk ke sini

Item kalender:

• Undangan untuk acara mendatang dan petunjuk atau kartu tanggapan yang menyertainya
• Tagihan untuk membayar dan kemudian rusak atau didaur ulang
• Izin slip untuk menandatangani
• Pengingat janji

Barang yang harus dibayar:

• Tiket parkir untuk membayar
• Tagihan untuk membayar

Produk Anda sedang menunggu:

• Tanda terima untuk apa pun yang baru saja Anda beli seandainya Anda memutuskan untuk kembali. Misalnya, jika Anda mendapatkan paket dari Amazon, Anda melemparkan slip pengepakan ke nampan ini jika produk tidak berfungsi dan Anda harus mengembalikannya. Ditto untuk paket lain yang Anda terima.
• Tanda terima untuk apa pun yang Anda tunggu. Misalnya, jika Anda mengajukan tagihan ke perusahaan asuransi Anda dan Anda sedang menunggu penggantian, itu masuk dalam file ini. Jika Anda telah mengembalikan sesuatu dan Anda sedang menunggu untuk melihat pengembalian dana muncul dalam laporan bank Anda atau pada tagihan kartu kredit saya, itu masuk dalam kotak ini.

Anda dapat memecah file ini menjadi lebih banyak kategori, tetapi lebih mudah untuk mencampakkan semuanya dalam kotak ini dan kemudian melakukannya sekali, dua kali atau tiga kali seminggu. Pada titik itu Anda dapat mendaur ulang atau mencabik apa pun yang tidak lagi Anda perlukan, mengajukan apa pun yang termasuk dalam Arsip atau Rumah Tangga dan tindakan apa pun yang perlu ditanggapi. Tujuannya adalah untuk menjaga file ini sekecil mungkin.

Tapi ... triknya adalah Anda harus melalui file ini setidaknya sekali seminggu, sebaiknya lebih sering. Saya sangat merekomendasikan untuk menambahkan tugas ini ke Rutin Penyelenggara Mingguan Pribadi Anda, dengan cara ini Anda mengisi dan menyimpan jumlah kertas yang relatif sedikit seminggu sekali daripada