Bagaimana Mengelola Email Anda dalam 5 Langkah

Mempelajari cara mengelola surat Anda adalah tugas pengorganisasian yang sangat menakutkan karena Anda tidak dapat mengatur surat secara visual, Anda harus membaca dan menyentuh setiap dokumen untuk file atau dibuang. Rute terbaik ke manajemen yang solid adalah mengurangi jumlah kertas yang masuk ke rumah Anda. Baca terus untuk cara mengelola email dalam empat langkah.

• 01 05

  Dump the Junk

  Kurangi jumlah email yang Anda terima dengan menghentikan surel sampah.

  Saya bersumpah jika saya pernah hilang, katalog J Crew akan menemukan saya terlebih dahulu. Mengurangi jumlah email sampah yang Anda terima akan mengurangi jumlah waktu yang Anda habiskan dalam mengelola surat Anda. Kurang surat = lebih sedikit waktu.

  Bonus: Ini bagus untuk lingkungan.

• 02 dari 05

  Jadwalkannya

  Kebanyakan orang memilah-milah surat sambil berjalan di pintu setelah bekerja dan sering berhenti di tengah untuk menyingkirkan mantel mereka atau mengalihkan perhatian mereka untuk makan malam. Tahan dorongan untuk mengelola email sampai Anda memiliki waktu dan perhatian untuk melakukan tugas ini.

  Alasan:

  1. Jika Anda memilah-milah di pintu, kemungkinan Anda tidak siap untuk mengelola surat Anda pada waktu itu. Anda membutuhkan alat yang tepat (di bawah) dan perhatian untuk memutuskan bagaimana menggunakan atau membuang setiap bagian.
  2. Jangan menyentuh selembar kertas lebih dari sekali jika Anda tidak memilikinya juga. Inilah yang membuat manajemen kertas sangat melelahkan: Anda harus membacanya setiap saat! Tunggu sampai Anda siap untuk mengatur dan membuang.

  Jadwalkan waktu baik setiap hari atau seminggu sekali untuk mengatur surat Anda.

• 03 dari 05

  Alat-alat

  Miliki alat yang tepat untuk membuang, mendaur ulang, atau menanggapi email Anda.

  Tidak ada yang mewah, tetapi memiliki hal-hal berikut:

  1. Shredder -Apa pun dengan mengidentifikasi informasi di luar nama dan alamat Anda harus segera dipotong.
  2. Recycling Bin - Sebagian besar surat dapat didaur ulang dengan segera (pikirkan: kupon, pamflet, pengumuman).
  3. Sistem & Kalender Pengarsipan - Untuk surat, Anda perlu mengambil tindakan baik pada saat itu juga atau di masa mendatang.

  Dengan "di tangan," aku benar-benar berarti di tangan. Tidak memiliki shredder dan daur ulang sampah Anda di kamar terpisah. Saya mengelola surat saya yang berdiri di atas tempat sampah daur ulang dan shredder, dan kemudian saya membawa surat yang saya perlukan untuk mengambil tindakan ke meja saya di mana saya memiliki kalender saya dan sistem pengarsipan desktop yang disiapkan. Saya merekomendasikan kotak file atas meja yang terpisah, serta lemari arsip arsip untuk organisasi surat.

• 04 dari 05

  Mempertimbangkan Sistem

  Ada 3 'permainan akhir' untuk setiap bagian surat:

  1. Tindakan - Email Anda harus segera mengambil tindakan atau akhirnya. Jenis surat ini akan dipecah ke dalam kategori lebih lanjut seperti arsip / referensi, tanggapan, tindakan, dll.
  2. Daur ulang - Email sampah yang tidak memiliki nilai bagi Anda dan tidak ada informasi identitas di luar nama Anda.
  3. Rusak - Sepotong surat yang memiliki informasi identitas apa pun di luar nama dan alamat Anda. Ini termasuk nomor jaminan sosial, tanggal lahir, penawaran kartu kredit, dll. Tidak yakin apakah Anda harus mendaur ulang atau mencabik-cabik? Lihat Apa yang Harus Dicukur dan baca lebih lanjut tentang pencurian identitas: Cara Melindungi Diri dari Pencurian Identitas.

• 05 dari 05

  Tetaplah begitu

  Beberapa cara saya pastikan untuk terus begini:

  • Setiap Black Friday (hari itu setelah Thanksgiving) sementara orang lain pergi berbelanja, saya mengumpulkan semua katalog yang tidak lagi ingin saya terima dan memanggil mereka untuk dibatalkan.
  • Ikuti Rutin Pengorganisasian Mingguan , di mana kami mengelola surat setiap minggu.
  • Anda dapat membaca lebih lanjut tentang cara saya mengelola email setiap hari.