Apakah upaya Anda menghilangkan keruwetan kertas seringkali cenderung gagal? Atau apakah Anda terlalu kewalahan oleh banyaknya kertas di atas meja Anda untuk mencoba? Anda mungkin membuat beberapa kesalahan yang bisa dimengerti tetapi menyabotase diri sendiri. Baca terus untuk mempelajari cara menghindari kesalahan paling umum yang dilakukan orang saat mengelola kertas yang berantakan.
1. Tidak Menghilangkan Pernyataan Kertas
Anda mungkin masih perlu membayar tagihan dengan cara lama, tetapi sebagian besar utilitas membuatnya mudah untuk beralih ke penagihan tanpa kertas.
Saat Anda melakukannya, lihat di mana lagi Anda dapat mengurangi kelebihan kertas. Jika Anda menerima katalog yang tidak pernah Anda lihat, luangkan beberapa menit untuk menghubungi perusahaan dan meminta untuk dihapus dari daftar mereka. Jika Anda berlangganan beberapa majalah dan surat kabar, pikirkan yang mana yang Anda sukai untuk dicetak dan mana yang tidak akan keberatan Anda baca secara online.
2. Membiarkan Kertas Menumpuk
Ini berlaku untuk kertas yang tidak Anda inginkan (misalnya surat sampah) serta yang Anda butuhkan (misalnya tagihan.) Semakin lama Anda menunggu untuk menangani ini, semakin besar peluang Anda tidak akan pernah melakukannya, yang menyebabkan pembayaran atau kotak terlewatkan penuh senilai satu tahun dari Sunday New York Times. Cara termudah untuk mengelola surat Anda adalah menangani segala sesuatunya segera setelah masuk. Sementara untuk makalah yang perlu Anda buang, lakukan daur ulang tugas yang dijadwalkan secara rutin, bukan hanya sesuatu yang Anda lakukan ketika surat-surat itu mengancam untuk mengubur Anda.
3. Memiliki Sistem Pengarsipan yang Tidak Nyaman atau Tidak Ada
Jika Anda tidak memiliki tempat untuk menyimpan kertas yang Anda butuhkan dan tidak ada cara mudah untuk membuang kertas yang tidak Anda butuhkan, Anda mungkin hanya menumpuk semuanya dan secara mental menyimpannya di bawah “untuk ditangani… suatu hari nanti.” Hindari ini oleh menciptakan sistem yang sesuai untuk Anda, apakah itu berarti memperoleh lemari arsip sekolah lama, pemindai tepercaya, atau mesin penghancur kertas.
4. Tidak Memiliki Launch Pad
Sebuah landasan peluncuran adalah ruang khusus di dekat pintu depan Anda tempat barang-barang yang Anda butuhkan setiap hari - kunci, gelas, dll - disimpan kapan pun tidak digunakan. Sebuah landasan peluncuran tidak akan membantu dengan semua jenis kertas yang berantakan, meskipun itu adalah cara terbaik untuk memastikan surat keluar keluar dari rumah.
Yang penting adalah konsep landasan peluncuran, dan kebiasaan itu membantu Anda berkembang.
Pada dasarnya, landasan peluncuran membuatnya mudah melakukan hal yang sama dengan cara yang sama setiap hari. Menggantung kunci Anda di tempat tertentu segera setelah Anda masuk ke dalam adalah jenis perilaku yang sama dengan membuang surat sampah segera setelah Anda mendapatkannya, atau membuka surat penting secara tepat waktu. Ketika Anda memikirkan tugas-tugas harian terkait lainnya, seperti menyortir surat Anda, mereka dapat menjadi bagian dari sistem itu.
5. Menjadi Tidak Jelas
Ini adalah salah satu saya bersalah. Berikut ini contohnya: Di kotak file saya, saya memiliki folder bertanda “mobil.” Itu berarti bahwa jika saya harus mencari judul mobil saya, saya perlu menyeberang melalui tanda terima layanan mobil, dokumen tentang asuransi mobil, informasi tentang mobil lama saya Saya tidak memiliki lagi, dan seterusnya. (Saya juga memiliki folder bertanda “misc.” Yang merupakan bencana pengorganisasian yang menunggu untuk terjadi.)
Ketika mengatur makalah yang perlu Anda simpan, yang terbaik adalah sespesifik dan sejelas mungkin. Memperkenalkan folder dengan label seperti "asuransi mobil," "perawatan mobil," dan "keuangan mobil" akan membuat sistem pengarsipan saya jauh lebih sedikit dari tugas.
Anda juga dapat mengurangi banyak kelebihan kertas dengan mempelajari berapa lama Anda perlu menyimpan dokumen .
Jika Anda menyimpan kertas usang yang tidak akan pernah Anda gunakan lagi, akhirnya menyingkirkannya akan mengurangi banyak kekacauan dalam hidup Anda.