Daftar Periksa Cepat tentang Berapa Lama untuk Menyimpan Dokumen + Apa yang Harus Dicoret
Kertas adalah rasa sakit, dan mengelola sistem pengarsipan rumah dapat menjadi hambatan, tetapi beberapa dokumen Anda benar-benar harus bertahan karena Anda tidak pernah tahu kapan Anda akan membutuhkannya. Ini adalah dasar tentang berapa lama untuk menyimpan dokumen dan ketika Anda selesai dengan mereka, yang mana yang perlu Anda hancurkan. Ini harus berfungsi sebagai panduan referensi cepat untuk membuat dan memelihara sistem pengarsipan yang bisa diterapkan.
Pertama, pikirkan tentang mengurangi jumlah kertas yang Anda terima dan Anda akhirnya harus mencabik atau memasukkan lebih sedikit.
Ini berarti menyingkirkan surat sampah, mendaftar ke e-bills dan tidak menerima selebaran, kupon yang tidak akan pernah Anda gunakan, atau ephemera lain yang Anda rasa perlu Anda pertahankan ketika Anda tahu Anda benar-benar tidak.
Jika Anda benar-benar berkutat dengan kekacauan kertas sampai pada titik di mana Anda merasa seperti Anda mungkin menimbunnya , hubungi profesional yang dapat memandu Anda melalui proses decluttering.
Langkah kedua adalah memastikan Anda memiliki sistem manajemen surat yang baik. Semakin efisien Anda menangani surat yang Anda masuki, semakin jarang Anda harus melakukan sesi pengarsipan / penghancuran / daur ulang besar.
Mengatur Sistem Pengarsipan Elektronik
Menyingkirkan pengajuan kertas Anda dengan mengatur sistem pengarsipan elektronik akan menghemat ruang dan menyingkirkan Anda dari kekacauan kertas. Itu kemenangan. Saat ini, sistem pengarsipan elektronik sangat masuk akal. Untuk memulai, Anda memerlukan scanner dan tempat untuk menyimpan file Anda, sistem folder di komputer atau di cloud, dan hard drive eksternal.
Mengatur folder umum untuk berbagai jenis dokumen (contoh: rumah tangga, pajak, mobil, akte kelahiran, dll.) Anda tidak perlu terlalu teliti dalam menyimpan dokumen karena sistem pengarsipan elektronik dapat dicari.
Kemudian, pindai setiap dokumen dan simpan dalam folder sesuai isinya.
Menyimpan Salinan Dokumen Penting
Untuk dokumen super penting Anda, para ahli menyarankan untuk menyimpan salinannya.
Itu mungkin berarti menyimpan satu salinan di penyimpanan cloud Anda dan satu lagi di hard drive. Ini juga bisa berarti menyimpan satu salinan dalam pengarsipan elektronik dan satu hard copy dalam brankas tahan api.
Simpan Dokumen Ini Selamanya
Dokumen-dokumen ini harus disimpan selamanya:
Catatan Akademik - Ijazah, transkrip dan setiap karya portofolio yang dapat digunakan di masa depan ketika melamar pekerjaan.
Adopsi Makalah
Sertifikat Pembaptisan
Akte Kelahiran
Sertifikat Kematian - Mungkin diperlukan untuk keperluan pajak.
Lisensi Pengemudi
Catatan Pekerjaan - Setiap klausul, perjanjian, file disiplin dan ulasan kinerja.
Sertifikat Pernikahan
Rekam medis
Catatan Militer
Paspor
Pensiun dan Catatan Pensiun
Kartu Jaminan Sosial
Wills
Hemat untuk Periode Waktu yang Lebih Singkat
Dokumen-dokumen ini dapat Anda sentuh sesering bulanan atau mingguan:
Laporan Bank - 1 bulan
Tagihan - 1 tahun untuk segala jenis pajak atau jaminan terkait, semua tagihan lainnya harus dicabik segera setelah dibayarkan.
Tagihan Kartu Kredit - Segera rusak saat dibayar.
Home Improvement Receipts - Simpan sampai rumah dijual.
Rekaman Investasi - 7 tahun setelah Anda menutup akun atau menjual keamanan.
Sewa - Simpan sampai Anda pindah dan telah menerima setoran Anda kembali dari pemilik.
Gaji / Pembayaran Rugi - 1 tahun sampai Anda menerima W-2 Anda
Penerimaan Penjualan - Simpan selama masa garansi. Tentunya, ini hanya berlaku untuk pembelian besar seperti peralatan dan elektronik. Saya biasanya menyimpan tanda terima untuk barang-barang seperti bahan makanan dan pakaian hanya selama saya tahu saya tidak akan membutuhkan tanda terima untuk kembali.
Dokumen Pajak - 7 tahun termasuk arsip Anda dan semua dokumen yang menyertainya seperti W-2 dan tanda terima.
Rekaman Kendaraan - Simpan sampai perahu, mobil atau sepeda motor terjual.
Bagaimana Mencampakkan Dokumen
Memotong-motong dokumen adalah cara utama untuk melindungi diri Anda dari pencurian identitas. (Baca wawancara saya dengan pakar keamanan Jay Foley tentang Cara Melindungi Diri dari Pencurian Identitas). Bertanya-tanya apa yang harus dihancurkan? Aturan umumnya adalah segala sesuatu dengan informasi berikut harus disobek: nomor rekening, tanggal lahir, nama gadis, kata sandi dan pin, tanda tangan, dan nomor jaminan sosial.
Sekali lagi, mereka tidak punya otak.
Berikut ini dasar-dasarnya:
Jika dokumen masih "aktif" yaitu, Anda perlu memegangnya untuk referensi dan membuat sistem pengarsipan rumah sederhana. Ini berarti pengarsipan dokumen berdasarkan topik dan kemudian memotongnya begitu tidak lagi digunakan.
Dokumen apa yang rusak
Jika Anda sudah selesai dengan dokumen-dokumen ini dan tidak lagi membutuhkannya, inilah yang harus dihancurkan (yang lain - seperti dokumen - Anda hanya dapat mendaur ulang).
Tanda terima ATM
Pernyataan bank
Salinan akta kelahiran
Cek dibatalkan dan dibatalkan
Tagihan kartu kredit
Laporan kredit
Surat Ijin Mengemudi (kedaluwarsa)
Dokumen pekerjaan yang memiliki identifikasi
Paspor dan visa kadaluwarsa
Akun investasi #s
Dokumen legal
Investasi, saham, dan transaksi properti
Item dengan tanda tangan (sewa, kontrak, surat)
Tag bagasi
Catatan medis dan gigi
Makalah dengan nomor Jaminan Sosial
Kata sandi atau nomor PIN
Bayar bertopik
Aplikasi kartu kredit pra-disetujui
Tanda terima dengan nomor rekening, nomor kartu kredit atau informasi pengenal lainnya
Formulir pajak
Transkrip dengan mengidentifikasi informasi tentang mereka
Jadwal perjalanan
Tiket pesawat bekas
Tagihan listrik (telepon, gas, listrik, air, TV kabel, Internet)
Pastikan untuk memiliki sistem pengarsipan fleksibel yang disiapkan untuk menjaga dokumen-dokumen ini di periksa dan hancurkan mereka ketika mereka tidak lagi diperlukan.
Apa pun yang Anda rencanakan untuk tetap perlu ditindak, diatur, dan diajukan. Saya suka sistem pengarsipan rumah saya.