Daftar Periksa Pemberitahuan untuk Pindah Anda
Memindahkan kantor itu rumit. Dengan begitu banyak hal yang harus dilakukan, mudah untuk mengabaikan tugas-tugas yang lebih kecil, namun vital. Agar kantor Anda tetap berjalan sesuai rencana, gunakan panduan daftar periksa berikut yang akan memastikan tidak ada yang tertinggal.
Juga melalui daftar periksa mudah tugas-tugas penting untuk membantu kantor Anda bergerak.
Beri tahu Perusahaan dan Pelanggan tentang Pindah
Daftar pemberitahuan terperinci berikut dapat digunakan bersama dengan artikel Perbarui Informasi Bisnis Sebelum Anda Bergerak.
Jika digunakan bersama, Anda akan menemukan bahwa Anda telah menutupi semua basis Anda.
Anda juga harus memberi tahu klien Anda apakah Anda akan menutup sama sekali selama memindahkan atau mengurangi jam kerja Anda. Ini akan menjadi pemberitahuan penting untuk memastikan pelanggan tidak frustrasi jika pintu Anda terkunci, Mengetahui sebelumnya ketika Anda akan terbuka untuk bisnis akan menghemat banyak panggilan telepon dan klien dari pergi ke pesaing Anda untuk layanan. Dengan kata lain, biarkan pelanggan Anda tahu rencana Anda untuk melayani mereka selama masa transisi.
Pelanggan dan Klien
Sebaiknya biarkan basis pelanggan Anda tahu tentang pemindahan lebih dulu, sebaiknya setidaknya satu bulan sebelum pemindahan terjadi. Berikan informasi tentang lokasi baru, baik dengan mengirimkan surat resmi atau email dengan peta yang dilampirkan atau dilampirkan ke semua orang di basis data perusahaan Anda. Atau dalam kasus toko ritel, menempatkan peta dan tanda pemberitahuan di pintu depan dan menyediakan selebaran kecil dengan setiap pembelian.
Posting informasi di halaman web Anda dengan petunjuk yang mudah diikuti dan hal-hal khusus yang akan membuat pelanggan Anda kembali; ini bisa termasuk penjualan "pindah" atau pesta pembukaan resmi.
Penyedia Layanan, Vendor, dan Instansi Pemerintah
Beri tahu layanan dan vendor yang digunakan perusahaan Anda secara rutin.
Ini mungkin termasuk printer, kurir, toko peralatan kantor atau penyedia layanan internet.
Bank dan Asuransi
Bank akan meminta pemberitahuan lebih awal; Anda harus mengubah alamat pada cek perusahaan, kemudian memeriksa hasil pemeriksaan, memberi tahu perusahaan kartu kredit dan lembaga keuangan atau penyedia layanan lainnya. Anda dapat memutuskan bahwa perusahaan Anda akan mendapat manfaat dari mentransfer rekening bisnis dari satu bank ke bank lain atau dari satu cabang ke cabang lain; berbicara dengan perwakilan bank Anda tentang layanan yang tersedia di lokasi / lingkungan baru.
Perusahaan asuransi juga perlu diberitahu lebih awal. Mereka perlu menilai ruang baru dan memberi Anda perkiraan baru jika berlaku. Ini adalah saat yang tepat untuk berbicara dengan firma asuransi Anda tentang asuransi yang bergerak dan apa yang Anda perlukan untuk memastikan kantor Anda dilindungi.
Ubah Pesan Telepon yang Masuk
Seiring dengan memperbarui informasi perusahaan dan materi pemasaran, ada cara lain yang Anda dapat memastikan publik belajar tentang langkah yang akan datang. Tambahkan pemberitahuan ke layanan mesin penjawab / pesan suara yang menyatakan tanggal pemindahan, ke mana Anda pindah dan bagaimana ini dapat memengaruhi layanan. Juga berikan informasi kontak untuk klien yang mungkin memiliki kekhawatiran khusus.
Mintalah karyawan juga mengubah saluran surat suara kantor langsung mereka dengan informasi tentang pemindahan dan alamat baru. Sekali lagi, ini adalah cara yang mudah untuk mengingatkan kontak dari langkah tersebut dan memberi tahu mereka yang tidak ada dalam basis data kontak perubahan tersebut.
Ubah Garis Tanda Tangan Anda
Menambahkan pemberitahuan di baris tanda tangan email untuk semua karyawan memastikan bahwa setiap email yang dikirim akan mengingatkan penerima langkah yang akan datang. Ini adalah cara yang bagus untuk menjangkau orang-orang yang tidak ada dalam daftar kontak perusahaan.
Stamp Outgoing Correspondence
Beli stempel merah yang menyatakan "Perhatikan Alamat Baru"; prangko biasanya dapat dibeli di toko peralatan kantor. Cap memperbarui kop surat untuk memastikan bahwa penerima mengetahui perubahan alamat. Perhatikan bahwa langkah pemberitahuan ini mungkin tidak berlaku hingga setelah langkah selesai.
Telepon
Ini harus menjadi utilitas pertama yang Anda hubungi tentang perpindahan Anda; Anda ingin memastikan bisnis Anda tetap terbuka selama pemindahan atau ada gangguan sesedikit mungkin. Biarkan perusahaan telepon mengetahui kapan pemindahan dilakukan dan minta ponsel dipasang dan siap beroperasi di lokasi baru sehari sebelum tanggal pindah Anda, hanya untuk memastikan sistem sudah aktif dan berjalan pada tanggal pindah Anda.
Minta perusahaan untuk menyiapkan sistem call-forward yang efektif pada hari Anda pindah. Jika perusahaan Anda mengubah nomor telepon, minta penasehat ditambahkan ke nomor lama Anda yang memberi tahu penelepon tentang perubahan nomor telepon. Setelah Anda pindah, ada baiknya untuk menelepon nomor lama Anda untuk memastikan bahwa layanan sudah ada. Juga pastikan bahwa nomor dan alamat bisnis baru Anda diperbarui di buku telepon dan direktori berikutnya.
Kantor Pos, Email, dan Akun Media Sosial
Beri tahu kantor pos tentang kepindahan Anda dan atur agar surat diteruskan selama beberapa bulan setelah pemindahan. Seperti yang disebutkan sebelumnya, tambahkan pemberitahuan pindah ke garis tanda tangan karyawan sebelum pindah dan mengikuti langkah itu juga; post-move tanda tangan harus meminta penerima untuk mencatat perubahan alamat dan informasi kontak.
Juga, perusahaan kurir biasa yang mengambil dan mengantar juga harus diberitahu tentang perubahan alamat dan setiap perubahan pada layanan.