Bagaimana Memprioritaskan Tugas Anda

Jadi, Anda memiliki semua hal ini untuk diselesaikan setiap hari dan daftar tugas Anda penuh - bagaimana Anda tahu apa yang harus dilakukan pertama, kedua dan ketiga?

Hampir semua orang merasa terlalu banyak yang harus dilakukan dan terlalu sedikit waktu untuk melakukannya. Seringkali, perasaan terbebani berasal dari ketidakmampuan untuk memprioritaskan semua tugas yang tampaknya menekan itu. Jika Anda merasa bahwa daftar hal-hal yang harus dilakukan Anda tumbuh semakin lama setiap menitnya dan Anda bahkan tidak tahu harus mulai dari mana, berikut adalah cara mengidentifikasi, mengevaluasi, dan memprioritaskan tugas-tugas Anda.

1. Buat Daftar

Sebelum Anda mencoba mengurutkan kewajiban Anda berdasarkan urutan kepentingannya, luangkan waktu untuk menyusun daftar lengkap dari semua yang Anda butuhkan atau ingin Anda selesaikan. Bagilah daftar Anda menjadi beberapa bagian untuk berbagai jenis tugas. Kategori-kategori ini dapat termasuk:

Tugas Harian atau Mingguan

Ini adalah "tugas" biasa yang bisa bersifat pribadi ( makan-perencanaan dan belanja bahan makanan ) atau terkait pekerjaan (pertemuan tim mingguan.) Jika Anda sudah mengikuti rutinitas sehari - hari , Anda akan terbiasa dengan tugas-tugas ini; jika tidak, ini adalah saat yang tepat untuk membuatnya. Apa yang Anda sertakan dapat bervariasi - beberapa orang tidak akan perlu mengingatkan diri mereka sendiri untuk memeriksa email atau membeli bahan makanan, tetapi yang lain akan menghargai pengingat terstruktur untuk melakukan tindakan tertentu pada waktu-waktu tertentu atau pada hari-hari tertentu.

Tugas dengan Tenggat waktu

Ini, tentu saja, perlu dilakukan pada tanggal tertentu dan memerlukan persiapan sebelumnya. Contohnya bisa berupa koran sekolah yang akan diterbitkan dalam tiga minggu atau pesta yang Anda rencanakan untuk enam bulan dari sekarang.

Tugas-tugas ini - sering disebut proyek - nantinya dapat dipecah menjadi komponen yang lebih kecil - misalnya, "menulis kertas" mungkin dipecah menjadi membaca buku yang relevan, mengatur catatan Anda, menulis garis besar, menulis draf pertama, dan sebagainya. di.

Tugas Berulang

Ini tidak terjadi pada frekuensi harian atau mingguan, tetapi mereka juga bukan proyek satu kali.

Tugas yang berulang dapat mencakup janji ke dokter gigi atau melakukan pajak triwulanan Anda.

Motivasi Diri, Tugas Yang Diperlukan

Ini adalah tugas atau proyek yang Anda tahu harus Anda lakukan, tetapi tidak ada yang akan membuat Anda. Mereka jarang, jika pernah, memiliki batas waktu yang terpasang. Pikirkan untuk meningkatkan situs web bisnis kecil Anda atau mencari penyedia perawatan primer baru.

Cukup Motivasi, Bukan Tugas yang Diperlukan

Ini adalah kegiatan yang lebih menyenangkan yang cenderung cenderung jatuh di sisi lain, lebih jelas tugas-tugas yang diperlukan membuat mereka bingung. Pikirkan membaca untuk kesenangan atau bekerja di hobi.

Suatu hari Tugas

Tugas-tugas ini berkeliaran di bagian bawah daftar hal-hal yang harus dilakukan atau bagian belakang pikiran Anda, tetapi biasanya tidak perlu dilakukan segera, atau selamanya. Contoh: cat radiator Anda.

2. Atur Daftar Anda

Setelah Anda mencantumkan semuanya, Anda dapat mencari tahu apa yang harus dilakukan terlebih dahulu dan mengatur jadwal Anda. (Bagaimana Anda melakukan ini secara fisik - pada selembar kertas, seorang perencana , aplikasi, kalender online, atau lainnya - kurang dari itu Anda memilih metode yang cocok untuk Anda dan yang akan Anda gunakan.) Berikut adalah beberapa kriteria untuk dipikirkan:

Mendesak atau Penting

Semua tugas dapat dipilah ke dalam satu dari empat kategori. Tugas mendesak dan penting harus dilakukan pertama, sesegera mungkin; tugas yang mendesak tetapi tidak penting dapat didelegasikan jika mungkin, tetapi jika tidak, jadwal Anda harus mencakup cukup fleksibilitas dan waktu tambahan untuk mengakomodasi mereka ketika mereka muncul; tugas-tugas penting tetapi tidak mendesak harus direncanakan jauh sebelumnya sehingga tidak menjadi mendesak; tugas-tugas yang tidak penting dan tidak mendesak dapat dihilangkan, meskipun jika Anda menikmatinya, tugas-tugas tersebut harus dikerjakan ke dalam jadwal Anda sehingga mereka tidak akan terbebani oleh kewajiban yang lebih menuntut.

Nilai nilai

Anda dapat menilai nilai tugas dengan beberapa cara. Salah satunya mungkin apakah orang lain terkena dampaknya, dan betapa pentingnya orang-orang itu bagi Anda (persetujuan atasan Anda dan kesejahteraan anak-anak yang bergantung pada Anda menjadi lebih penting daripada, katakanlah, pendapat sekelompok orang asing yang Anda setujui untuk bergabung dalam sebuah pertemuan.) Anda mungkin juga menetapkan nilai tinggi untuk tugas-tugas yang Anda lihat terbayar dalam jangka panjang, atau bahwa Anda hanya menemukan imbalan.

Satu referensi yang mungkin Anda temui ketika membaca tentang tugas memprioritaskan adalah aturan 80-20 atau Prinsip Pareto, yang menyatakan bahwa 80% efek berasal dari 20% penyebab. Ini mungkin atau mungkin tidak terbukti benar untuk Anda, tetapi ini adalah pengingat yang baik untuk mengidentifikasi apa yang sebenarnya Anda habiskan waktu dan mana dari upaya Anda terbayar.

Pengaturan waktu dan fleksibilitas

Jadwal yang berfungsi memungkinkan untuk perubahan dan mengenali batasan waktu. Bersikaplah realistis ketika memprioritaskan dan merencanakan hari-hari Anda. Jika ragu, terlalu tinggi waktu yang diberikan tugas.

Jika dua tugas jatuh tempo pada waktu yang sama, memilih mana untuk memulai dengan tergantung pada bagaimana Anda bekerja terbaik. Beberapa orang lebih memilih untuk mendapatkan tugas yang lebih sederhana untuk berkonsentrasi pada yang lebih kompleks; orang lain akan merasa yakin jika mereka mulai pada tugas yang lebih sulit terlebih dahulu, dan mendapatkan beberapa atau semua itu dilakukan sebelum pindah. Ingat bahwa Anda tidak perlu mengambil satu tugas atau proyek dari awal hingga akhir sebelum melanjutkan ke yang berikutnya - kecuali, tentu saja, Anda merasa bekerja dengan cara itu meningkatkan produktivitas Anda.

Batasi tugas harian Anda yang harus dilakukan paling banyak tiga. Hari itu juga dapat mencakup tugas-tugas yang lebih kecil yang lebih rutin atau kurang penting atau urgensi, tetapi memuat tugas-tugas besar mungkin akan menyebabkan stres dan kekecewaan.

Ingat bahwa prioritas dapat berubah - jika bos Anda membutuhkan Anda untuk melakukan sesuatu sekarang, prioritas pertama Anda sebelumnya mungkin akan terbentur ke urutan kedua. Itu semua lebih banyak alasan untuk membangun lebih banyak waktu ke dalam jadwal Anda untuk memungkinkan fleksibilitas.

3. Tugas Batch

Tugas-tugas batch adalah salah satu cara yang paling efektif dan efisien untuk mendapatkan tugas-tugas yang mengomel dan melakukan semua waktu. Batching berarti Anda bekerja pada jenis tugas yang sama berulang-ulang sebelum beralih ke yang lain. Langkah pertama adalah mengidentifikasi tugas yang Anda lakukan berulang-ulang dan kemudian mengatur alur kerja sederhana untuk mereka ikuti. Kemudian, Anda menangani tugas-tugas tersebut pada saat yang sama menggunakan alur kerja itu.

Batching membutuhkan penyelesaian tugas serupa yang membutuhkan sumber daya serupa dalam "batch" untuk meningkatkan efisiensi dan produktivitas. Berikut ini beberapa contohnya:

• Bayar semua tagihan Anda pada saat bersamaan
• Buka semua email Anda seminggu sekali dan tindak lanjuti daripada membiarkannya menumpuk setiap hari dan tidak pernah sampai ke sana

Batching memungkinkan Anda untuk masuk ke dalam alur melakukan tugas yang sama berulang-ulang sehingga Anda tidak perlu membuang waktu mencari tahu instruksi atau apa yang harus Anda lakukan selanjutnya.

4. Hilangkan Tugas

Setelah Anda mendaftarkan semua tugas Anda dan mengurutkannya dari yang paling penting ke yang paling tidak, maka akan menjadi jelas tugas yang berada di bagian bawah daftar. Ini kadang-kadang dapat didelegasikan kepada orang lain, tetapi jika itu tidak mungkin, Anda harus memutuskan apakah akan menjadwalkan waktu untuk mereka atau menghilangkannya.

Anda mungkin memiliki tugas di daftar yang tidak perlu Anda lakukan atau bahkan ingin Anda lakukan, tetapi Anda merasa tertekan untuk menambahkan suatu saat (pergi ke gym, menghadiri klub buku.) Ini dapat dihilangkan seluruhnya.

Akhirnya, adalah mungkin untuk memiliki terlalu banyak hal yang harus dilakukan - jika Anda tidak dapat menyelesaikan semua pekerjaan, mengevaluasi beban kerja Anda untuk menentukan apakah Anda hanya perlu lebih banyak berlatih dalam memprioritaskan atau apakah Anda harus memberi tahu seseorang bahwa Anda tidak dapat lagi terus melakukan tugas tertentu.