Di pekerjaan saya, saya bekerja di bidang komunikasi, kebanyakan untuk organisasi nirlaba. Bagian dari pekerjaan yang saya lakukan melibatkan memastikan bahwa kami memiliki strategi yang berlaku untuk komunikasi internal dan eksternal. Ini juga termasuk mengembangkan rencana untuk pindah kantor , yang direncanakan oleh organisasi saya saat ini dalam enam bulan ke depan.
Meskipun Anda mungkin berpikir bahwa ada begitu banyak langkah untuk merencanakan tindakan kantor yang Anda tidak punya waktu untuk mempertimbangkan komunikasi, Anda benar-benar perlu satu atau dua hari untuk membuat strategi yang kuat yang akan membuat karyawan dan klien sadar dari perubahan yang akan datang .
Mari kita mulai dengan karyawan karena mereka langsung terpengaruh oleh langkah tersebut .
Komunikasi Internal Harus Termasuk Pesan-Pesan Utama Ini:
- Garis waktu yang jelas: pastikan Anda mencantumkan semua langkah utama dari langkah tersebut sehingga semua orang tahu apa yang diharapkan dan kapan.
- Instruksi pengepakan: berikan petunjuk kepada staf tentang bagaimana mengemas kantor atau bilik mereka untuk beraktivitas. Ini harus termasuk di mana untuk mendapatkan bahan pengepakan , apa yang mereka bertanggung jawab untuk pengepakan dan tenggat waktu.
- Pemberitahuan lebih lanjut tentang penutupan kantor : selama pemindahan, Anda mungkin perlu menutup kantor untuk memungkinkan pengepakan akhir dan pemindahan peralatan dan perabotan kantor . Pastikan staf Anda mengetahui tanggal-tanggal ini dan apakah dan bagaimana bisnis akan berlanjut selama perpindahan dan bagaimana ini akan mempengaruhi jadwal kerja dan beban kerja mereka.
- Rencana kantor baru: Staf akan ingin mengetahui lebih awal tentang seperti apa ruang baru itu dan bagaimana kantor akan dibentuk. Apakah mereka masih memiliki ruang sendiri atau akankah mereka sekarang berada di bilik atau rencana lantai terbuka? Pastikan Anda membuat cara untuk memberi tahu staf tentang bagaimana ruang kerja mereka dapat berubah.
- Opsi lokasi baru, parkir, dan komuter: Berikan staf dengan semua informasi yang mereka butuhkan tentang lokasi baru sehingga mereka dapat menyiapkan transportasi ke ruang baru.
Setelah Anda menentukan semua pesan utama, Anda perlu menentukan cara terbaik untuk menyampaikan pesan-pesan ini. Metode yang Anda gunakan harus diputuskan oleh jenis pesan.
Misalnya, garis waktu dapat dengan mudah dikirimkan melalui intranet perusahaan Anda; sedangkan, penutupan kantor mungkin paling baik disajikan dalam rapat staf untuk memastikan pertanyaan dapat ditanyakan dan dijawab.
Cara untuk Mengkomunikasikan Tujuan ke Staf:
- Intranet: untuk perusahaan atau organisasi yang memiliki intranet, ini biasanya merupakan platform terbaik untuk sebagian besar pesan. Ini memungkinkan pembaruan yang mudah ke file dan informasi yang menjangkau semua karyawan.
- Pertemuan tatap muka: tidak peduli apa pesannya, rapat staf adalah tempat yang baik untuk membuat pengumuman dan memberi kesempatan kepada staf untuk berdiskusi lengkap. Anda juga dapat menggunakan waktu pertemuan untuk meninjau bagaimana informasi akan dikomunikasikan sehingga staf tahu mereka akan terus diinformasikan.
- Email: sementara email itu mudah, itu bukan cara terbaik untuk menyampaikan informasi. Anda tidak ingin mengirim begitu banyak email sehingga orang tidak dapat menemukan informasi ketika mereka membutuhkannya. Jika Anda menggunakan email, pastikan Anda hanya menggunakannya untuk memberi tahu orang di mana mereka dapat memperoleh informasi.
- Folder umum : Jika Anda tidak memiliki intranet, kemudian membuat folder umum di drive jaringan yang dapat diakses semua orang adalah cara terbaik berikutnya untuk menyimpan informasi yang Anda ingin orang-orang mengaksesnya.
- Papan buletin: ruang fisik tempat informasi diposkan, adalah hal hebat yang harus dilakukan. Orang-orang tidak hanya sering memeriksanya, tetapi juga menyediakan tempat di mana orang-orang dapat berkumpul dan mendiskusikan kekhawatiran mereka.