Jika Anda perlu memindahkan bisnis Anda , tempat terbaik untuk mulai merencanakan bagaimana mengepak dan memindahkan ada di sini. Kunci untuk langkah yang berhasil adalah membangun beberapa aliansi yang dapat membantu memotivasi dan mengoordinasikan staf kantor lainnya.
Rencanakan Pindah
Buat garis waktu yang akan memungkinkan untuk semua tahapan yang diperlukan dari langkah Anda. Anda harus mendiskusikan hal ini dengan anggota tim Anda yang sedang bergerak atau dengan para manajer dan supervisor untuk memastikannya layak.
Untuk kantor kecil, Anda akan membutuhkan setidaknya tiga bulan untuk mempersiapkan dan untuk kantor menengah hingga besar, setidaknya enam hingga delapan bulan. Kuncinya adalah memulai sedini mungkin.
Langkah selanjutnya adalah mengumpulkan semua informasi tentang ruang baru. Cobalah untuk mendapatkan cetak biru atau tata letak lantai sehingga Anda dapat mengidentifikasi komponen utama seperti outlet listrik, ruang penyimpanan, dll. Dan yang paling penting, untuk menentukan tata letak kantor baru. Ini juga merupakan ide yang baik untuk memiliki rencana tata ruang umum untuk ruang Anda saat ini sehingga Anda dapat membandingkan keduanya; jika ada area di kantor saat ini yang tidak berfungsi, identifikasi mereka sehingga mereka dapat diselesaikan di ruang baru Anda.
Juga buat daftar masalah potensial dengan ruang baru, seperti area penerimaan yang lebih kecil atau area penyimpanan yang lebih sedikit atau mungkin ruang terbuka yang lebih besar yang mungkin memerlukan lebih banyak bilik atau dinding sementara. Mungkin perlu menyewa tukang kayu atau pelukis jika dinding perlu dibangun atau dicat.
Ini mungkin telah ditangani ketika ruang baru diperoleh, tetapi pastikan bahwa tidak ada konstruksi tambahan atau perubahan kosmetik harus diselesaikan sebelum pindah.
Kumpulkan Tim Anda
Untuk kantor menengah hingga besar, tunjuk (atau minta sukarelawan) seseorang dari masing-masing departemen atau divisi untuk mengkoordinasikan area khusus mereka.
Ini dapat ditugaskan kepada supervisor atau manajer departemen yang kemudian dapat memastikan bahwa setiap karyawan bertanggung jawab untuk mengemas meja, file, dan barang-barang pribadi mereka. Untuk kantor yang lebih kecil, Anda mungkin sendirian. Jika ya, identifikasi beberapa orang kunci yang mungkin bisa membantu mengoordinasikan pemindahan.
Tim Anda juga dapat membantu mengidentifikasi masalah saat ini dengan ruang lama dan memberikan solusi yang mungkin untuk kantor baru. Ini adalah cara yang bagus untuk menggabungkan sudut pandang lain dan untuk mencapai konsensus saat bergerak jika beberapa tidak cukup bersemangat tentang perubahan.
Memiliki Pertemuan Reguler
Dalam jadwal Anda, tetapkan pertemuan rutin dan pastikan bahwa karyawan diberi tahu tentang detail rapat dan untuk memastikan semua orang tahu apa yang perlu mereka lakukan untuk berkemas kantor atau ruang kerja mereka . Penting untuk membuat setiap orang diberi tahu untuk membatasi kekhawatiran atau kekhawatiran apa pun; bergerak adalah stres bagi semua orang yang terlibat terutama jika keputusan tidak dikomunikasikan.
Tentukan Anggaran Anda
Jika Anda memiliki jumlah anggaran tertentu yang ditetapkan untuk perpindahan Anda, penting untuk mengidentifikasi biaya sebelum Anda menyewa penggerak, atau bahkan sebelum Anda mengemas kotak pertama.
Tetapkan Tugas
Minta komite pemindahan Anda membuat daftar tugas yang harus diselesaikan dan pastikan tugas tersebut ditambahkan ke jadwal / jadwal.
Anda mungkin memerlukan penyedia layanan khusus, seperti instal saluran telepon atau spesialis jaringan komputer. Tanyakan kepada setiap manajer departemen atau supervisor apa yang diperlukan dari area mereka. Pastikan area umum tercakup, seperti area resepsionis, lobi, dan area penyimpanan.
Salah satu tugas paling penting adalah menyewa penggerak . Ada perusahaan yang bergerak yang mengkhususkan pada gerakan kantor. Pastikan Anda melakukan riset, ajukan pertanyaan yang tepat, dan minta perusahaan datang ke kantor Anda untuk menilai langkah Anda. Seperti halnya pindah rumah tangga, Anda perlu memastikan perusahaan itu dapat diandalkan dan Anda menerima layanan terbaik untuk biayanya. Tugas ini dapat diberikan kepada beberapa orang, masing-masing memanggil perusahaan tertentu kemudian membandingkan catatan. Mulailah lebih awal untuk memastikan Anda mendapatkan harga terbaik.
Buat Daftar Kontak
Anda harus memastikan bahwa setiap orang yang berbisnis dengan Anda, baik pemasok maupun klien, tahu bahwa Anda sedang bergerak.
Adalah ide yang bagus untuk menetapkan tugas ini kepada satu orang untuk diawasi. Memberitahu pelanggan dan klien membutuhkan komunikasi spesifik di sekitar tempat Anda pindah dan bagaimana bisnis akan beroperasi selama pemindahan. Informasi semacam itu penting untuk memastikan pelanggan Anda tidak pergi ke tempat lain untuk layanan Anda.