Apakah Anda bekerja untuk perusahaan yang sering mengadakan rapat? Apakah Anda pernah bertanya-tanya apa yang seharusnya Anda lakukan dan apa yang dianggap perilaku yang tepat pada pertemuan-pertemuan ini? Apakah Anda takut menghadiri pertemuan karena Anda takut Anda mungkin melakukan kecerobohan yang dapat membahayakan posisi Anda atau peluang untuk maju ?
Biasanya, manajer, pemimpin tim, atau eksekutif perusahaan berhak untuk memulai pertemuan bisnis ketika mereka merasa perlu.
Apakah mereka secara teratur dijadwalkan acara atau dipanggil untuk tujuan tertentu, semua orang yang hadir harus mengikuti pedoman etika bisnis yang tepat .
Pemimpin
Sebelum pertemuan, penting untuk mengatur semuanya agar Anda tidak membuang waktu berharga siapa pun. Anda ingin itu berjalan lancar dan jadwal mungkin namun masih menyisakan waktu untuk pertanyaan dan umpan balik jika memungkinkan. Kuncinya adalah menunjukkan rasa hormat kepada semua orang yang terlibat.
Berikut ini beberapa panduan yang disarankan:
- Miliki agenda tertulis dengan urutan logis dan waktu yang realistis. Jika waktu dan sumber daya memungkinkan, kirim salinan ke semua orang yang akan hadir.
- Kirim undangan ke calon hadirin dengan banyak spesifik tentang pertemuan, mungkin, termasuk lokasi, waktu mulai, apa yang harus dibawa, dan waktu berakhir.
- Mulailah dengan sambutan yang ramah dan beri tahu semua orang ketika baik-baik saja untuk mengajukan pertanyaan.
- Miliki air di podium atau di depan ruangan dan teguk di antara topik atau ketika orang lain sedang berbicara.
- Anda tidak perlu menuliskan kata demi kata Anda, tetapi Anda setidaknya harus memiliki poin-poin dalam catatan Anda. Tidak melakukan hal itu dapat menyebabkan Anda melompat-lompat dari satu topik ke topik lainnya dan kehilangan jejak apa yang perlu Anda katakan. Ini dapat menyebabkan Anda membuang-buang waktu dan membiarkan para peserta bertanya-tanya tentang titik pertemuan.
- Waspadailah bahasa tubuh peserta Anda. Jika Anda melihat orang kehilangan minat, jeda dan periksa diri Anda untuk memastikan Anda tidak mengulang informasi atau menghabiskan terlalu banyak waktu untuk sesuatu yang tidak relevan.
- Miliki beberapa anekdot untuk membuat pertemuan tetap menarik. Namun, hindari menceritakan lelucon yang tidak pantas yang bahkan memiliki sedikit seksisme, rasisme, atau hal lain yang mungkin menyinggung perasaan orang lain.
- Jangan mencuri ide orang lain dan memanggilnya milik Anda sendiri. Selalu memberi penghargaan kepada orang lain untuk ide dan tugas yang sukses.
- Meskipun tidak apa-apa untuk bergerak sedikit, jangan mondar-mandir di depan ruangan. Ini membuat Anda tampak gugup.
- Selama periode tanya jawab, tetap diam sampai orang yang bertanya selesai sebelum menjawab. Jika Anda tidak memahami pertanyaan itu, minta dia mengulanginya atau lebih lanjut menjelaskan pertanyaannya.
- Jika seseorang terlihat marah atau bermusuhan, pertahankan sikap tenang Anda dan minta orang itu membicarakannya dengan Anda nanti.
- Akhiri pertemuan lebih awal jika memungkinkan. Lebih baik untuk lebih pendek daripada kehilangan perhatian mereka yang hadir.
Hadirin
Setiap orang yang dipanggil ke pertemuan harus hadir kecuali keadaan tidak memungkinkan. Jika Anda tahu tentang pertemuan sebelumnya, pertimbangkan untuk mengambil waktu ekstra dengan perawatan pribadi Anda untuk menunjukkan rasa hormat kepada pengawas yang hadir.
Berpakaianlah dengan tepat untuk tingkat bisnis.
Memenuhi kiat manners:
- Jika Anda diminta untuk mengirim pesan konfirmasi, lakukan segera setelah Anda memasukkan rapat di kalender Anda .
- Muncul tepat waktu . Sampai di sana beberapa menit lebih awal jika memungkinkan.
- Periksa ponsel Anda dan pastikan ponsel Anda dalam keadaan senyap atau dimatikan. Anda tidak boleh mengirim pesan teks selama rapat, kecuali pemimpin meminta Anda untuk orang tertentu.
- Jika minuman disajikan, minuman dapat diterima. Namun, kecuali orang lain sedang makan, tunggu sampai setelah pertemuan selesai makan camilan.
- Jika ini adalah pertemuan makan siang, bawalah makanan Anda ke meja dan makan sepelan mungkin dan tanpa menarik perhatian Anda.
- Jangan mengobrol atau bertukar catatan dengan peserta lain. Ini sangat mengganggu dan dapat memberi kesan bahwa Anda tidak menganggap pekerjaan Anda cukup serius untuk memperhatikan apa yang sedang dibahas.
- Jika Anda dipanggil, jawablah sesegera mungkin. Ketika Anda tidak tahu jawabannya, minta maaf dan jujur. Tidak ada jawaban yang lebih baik daripada yang salah.
- Setelah pertemuan, terima kasih kepada pembicara.
- Jangan berlama-lama di ruang rapat lebih lama dari yang diperlukan. Nongkrong akan membuat Anda tampak menganggur, dan Anda tidak ingin atasan berpikir Anda menggunakan pertemuan itu untuk menghindari tugas Anda.
Rapat di Restoran
Kadang-kadang pertemuan makan siang dipanggil, dan mungkin diadakan di restoran. Meskipun ini jauh dari kantor, ingatlah bahwa Anda masih bekerja.
Kiat rapat tambahan untuk rapat restoran:
- Jangan pernah lupa sopan santun meja Anda.
- Tangani waktu makan dengan kasih sayang dan sopan santun.
- Gunakan peralatan yang tepat . Jika ragu, garpu mana yang mengikuti setiap kursus, ikuti orang yang memimpin rapat.
- Jika Anda berada di restoran prasmanan , tahu sopan santun yang tepat untuk membantu diri Anda sendiri.
- Ikuti panduan yang tepat untuk mengonsumsi makanan jari .